البيزنس الناجح مش بيعتمد على الحظ أو الأشخاص العباقرة، لأ. البيزنس الناجح بيعتمد على نظام. وعلشان يكون عندك نظام، لازم يكون عندك توثيق للعمليات (Process Documentation).
الوثائق دي هي بمثابة "الكتيب الإرشادي" اللي بيخلي شركتك تشتغل بأعلى كفاءة حتى لو أهم موظف مشي أو رحت إجازة! من غير التوثيق، شركتك بتكون مجرد "فكرة" مش "نظام تشغيل".
توثيق العمليات هو عملية تسجيل وكتابة جميع خطوات الأعمال (Business Processes) اللي بتحصل في الشركة. التوثيق ده بياخد شكل SOP (إجراءات التشغيل القياسية) أو كتيبات إرشادية.
تخيل إنك صاحب مطعم، والشيف العبقري بتاعك هو الوحيد اللي عارف "وصفة الشاورما السرية". لو الشيف ده غاب أو استقال، وصفة الشاورما هتضيع!
توثيق العمليات مش رفاهية، دي استراتيجية نمو أساسية:
لما تكون كل مهمة موثقة بـSOP واضحة، الموظف مش هيضطر يخمن الخطوة الجاية إيه، ومش هيعتمد على ذاكرته.
العميل بيحب يتعامل مع بيزنس موثوق. توحيد الأداء معناه إن العميل هياخد نفس جودة الخدمة ونفس المنتج، بغض النظر عن مين الموظف اللي قدم الخدمة أو عمل المنتج.
من أصعب التحديات في أي شركة هي تدريب الموظف الجديد. بدل ما يقضي أسابيع عشان يتعلم من زميله، بتديله كتيب الإجراءات الموحدة (SOP).
الشركات اللي بتعتمد على "الشغل بالبَرَكة" بتواجه المصايب دي:
المعلومات المهمة بتكون في رؤوس الموظفين. لو استقال موظف عنده خبرة 5 سنين، الخبرة دي بتخرج معاه من الباب. توثيق العمليات بيحول الخبرة الشخصية إلى أصل ثابت ومكتوب للشركة.
لما تحصل مشكلة، محدش بيعرف إيه السبب بالظبط. هل المشكلة في السياسة (Policy)، ولا في الخطوات، ولا في الموظف؟ بدون توثيق، عملية تحليل المشكلات وتطوير الأداء بتبقى مستحيلة.
مش هتقدر تفتح فرع جديد أو تطلق منتج جديد وأنت مش عارف توثق عملياته. التوسع في الأعمال بيتطلب تكرار العمليات بنجاح، وده مستحيل بدون توثيق رسمي.
هل تود أن نبدأ في تحديد وتوثيق أول عملية أعمال (Business Process) في شركتك، عن طريق تقسيمها إلى خطوات SOP واضحة؟
